Tips Acara Gathering Kantor Jadi Menyenangkan

share

Anda menjadi panitia dari penyelenggaraan acara gathering di kantor? Maka penting untuk mengetahui bagaimana membuat acara tersebut lebih seru dan menyenangkan sehingga berkesan. Terdapat banyak ide dan inspirasi gathering kantor 2024 yang bisa dicontek karena sudah terbukti sukses memberikan kesan positif bagi pesertanya. Sebelum memberikan beberapa cara, yuk simak pengenalan singkat kamu tentang gathering.

‍

Apa Itu Gathering Kantor?

menyusun acara gathering 2023 yang seru dan menyenangkan bersama Kallebos

 alangkah baiknya mengenal dulu apa itu gathering termasuk tujuan dan manfaatnya. Jadi, gathering kantor sendiri merupakan kegiatan berkumpul bagi seluruh karyawan suatu perusahaan. Tempat berkumpul pun tidak hanya di luar ruangan namun bisa pula di dalam ruangan. Gathering ini bertujuan untuk meningkatkan solidaritas sekaligus mengenal lebih dalam semua karyawan dalam satu atap perusahaan. Berhubung gathering ini bisa diadakan di dalam maupun di luar ruangan, pastikan sudah menentukan yang mana. Sebab menyusun urutan acara untuk gathering outdoor dengan indoor tentunya tidak sama.

‍

Cara Membuat Gathering Kantor 2024 Lebih Menyenangkan

Jika sudah menentukan tema acara gathering kantor 2024 yang akan diadakan di kantor, maka langkah selanjutnya adalah memikirkan bagaimana acara ini agar lebih seru dan menyenangkan. Berikut beberapa cara yang bisa dilakukan untuk membuatnya seru sekaligus menyenangkan:

1. Menentukan Tema Gathering dengan Tepat

Cara pertama untuk bisa mengadakan acara gathering yang berkesan adalah menentukan tema acara sejak awal. Jauh-jauh hari pastikan sudah menentukan tema ini, agar bisa mengurus semua keperluan yang dibutuhkan. Misalnya saja memilih lokasi yang sesuai tema dan bekerjasama dengan event organizer yang mampu menyiapkan acara dengan tema tersebut.

2. Bekerjasama dengan Pihak-Pihak Terpercaya

Mengadakan gathering di kantor dijamin tidak hanya melibatkan pihak internal perusahaan, khususnya untuk gathering skala besar. Misalnya saja family gathering ataupun customer gathering, sehingga akan mengundang lebih banyak orang. Bekerjasama dengan pihak event organizer terpercaya akan dilakukan demi kesempurnaan acara. Pastikan memilih pihak-pihak terpercaya dan bekerja profesional agar acara berjalan lancar sesuai dengan perencanaan.

‍3. Memastikan Peserta Gathering Merasa Nyaman

Menyiapkan fasilitas yang memadai sangat penting untuk membuat acara gathering berjalan baik dan berkesan. Mulailah menyiapkan segala fasilitas yang bisa meningkatkan kenyamanan para peserta. Misalnya saja memilih lokasi gathering dengan fasilitas lengkap maupun menyediakan moda transportasi gratis menuju ke lokasi gathering.

4. Menyiapkan Acara Hiburan dan Bermanfaat

Acara gathering sebenarnya bersifat santai, sebab ditujukan untuk relaksasi dari rutinitas kantor yang padat dan bisa memicu stress. Maka penting untuk mengisi acara ini dengan kegiatan yang menghibur namun tetap bermanfaat. Misalnya saja dengan kegiatan permainan yang mengasah kecerdasan maupun kekompakan. Selain itu bisa pula mempertimbangkan untuk menyiapkan hiburan dari pihak entertain, misalnya saja hiburan berupa musik akustik ataupun yang lainnya. Sehingga di tengah acara para peserta bisa terhibur dan menikmati suguhan yang disediakan oleh panitia, selain makanan dan minuman tentunya.

5. Pertimbangkan Karakter Peserta

Acara gathering bisa diisi dengan berbagai kegiatan, tidak harus dengan camping ataupun saling bertemu di aula sebuah hotel. Bisa pula dengan melakukan kegiatan wisata ke tempat seru dan menarik. Jadi, dianjurkan untuk menentukan acara dengan mempertimbangkan karakter dan kebutuhan peserta. Jika dilakukan maka dijamin peserta gathering akan menyukainya dan tidak akan mudah untuk melupakannya. Mempermudah proses menentukan acara yang sesuai karakter, maka bisa melakukan wawancara dulu dengan peserta. Baik secara langsung maupun lewat media online, seperti email ataupun yang lainnya.

‍

Menyusun acara gathering dengan baik dan dipersiapkan dengan matang jauh-jauh hari akan membantu kelancaran acara. Jadi, pastikan sudah menyusun acara sebelum hari H dan didiskusikan dulu dengan berbagai pihak di perusahaan. Selain itu untuk membuat acara gathering kantor 2022 lebih seru dan menyenangkan, maka bisa menerapkan beberapa cara yang dijelaskan di atas. Bagian terpenting, Anda bisa bekerjasama dengan Kallebos untuk membuat gathering kantor yang menyenangkan di tahun 2023. Jadi, tunggu apalagi Anda bisa berkonsultasi dengan Kallebos untuk menentukan tema, konsep, sampai lokasi acara loh.

 Informasi dan Reservasi paket Outbound Hubungi :

 Chat WhatsApp  

Langkah Sukses membuat acara Gathering Kantor

Sumber daya internal untuk menyiapkan sebuah event seperti acara gathering kantor, tak ayal lagi terkadang menjadi kendala tersendiri bagi banyak perusahaan. Bagi kamu dari departemen HR ataupun divisi purchasing misalnya, mengadakan acara gathering bisa menjadi tambahan tugas yang penuh tantangan. Dikarenakan bisa jadi bukanlah fokus keahlian, maupun lingkup tugas keseharian.

Dengan ragam tantangan yang ditemukan, ditambah ekspetasi yang tinggi dari atasan maupun sesama rekan, lalu apa yang dapat kamu lakukan ?

Semoga artikel ini bisa membantu kamu.

Pernahkah kamu mengalaminya ?

Alkisah disuatu rapat rutin di kantor, bos kamu tiba-tiba berkata : “ Menurut rekan – rekan semua, bagaimana jika kantor kita membuat acara gathering pada akhir tahun ini ??.. “.  Sontak rekan – rekan kamu menjawab dengan serempak : “ Setuju !!! “, mungkin juga sebagian akan bersorak “ Asyik !! ” ataupun dengan santai ada yang hanya sekedar lirih bergumam “ Mantap !!”.

Namun kamu, dan mungkin juga bersamaan dengan teman satu divisi kamu, hanya bisa duduk diam saling bertatap mata sambil mencoba untuk tersenyum. Senyum singkat dimana hanya kamu dan dia yang tahu makna tersembunyi dibaliknya.

Hayo… Apa kamu pernah dalam situasi tersebut ?. Jika kamu sedang membaca artikel ini, besar kemungkinan itulah situasi yang pernah kamu alami. Satu situasi ketika dimana sebuah wacana baru saja digulirkan, segera disambut menjadi euforia keinginan kuat dari banyak orang, namun bagi kamu justru berubah menjadi momok yang mengkhawatirkan.

Mengkhawatirkan karena kamu tahu bahwa kamulah yang akan menjadi tumpuan harapan. Sebelum acara, saat acara bahkan hingga setelah acara gathering selesai, seluruh tatapan mata dari perusahaan akan tertuju pada kamu.

Kamu bisa menjadi companies heroes yang penuh pujian jika acara tersebut sukses berjalan. Atau jika gagal, malah akan berbalik jadi pecundang, yang akan tercatat lama dalam “sejarah” ingatan semua rekan di perusahaan.

To be or not to be.

Lalu dari mana memulainya ?

Agar gathering kantor kamu berjalan sukses, tentu kita memulainya dari sebuah ide dan kerangka kerja. Kami sendiri memiliki framework khusus terkait event yang disebut “ 6 Steps to Successful Team Event “. Framework tersebut biasa kami gunakan sebagai acuan dalam perencanaan dan pelaksanaan, guna memenuhi kebutuhan klien atas program team event.

Tapi dengan konsep sederhana 5W + 1 H yang akan sedikit kami coba jabarkan, kamu pun bisa memulainya. Atau setidaknya artikel ini bisa menjadi dasar acuan sebelum kamu mengontak vendor. Sehingga ketika mengontak vendor, kamu sudah memiliki gambaran utuh bagaimana sebaiknya event gathering kantor kamu diselenggarakan.

1. Why, miliki alasan mendasar yang jelas kenapa kantor kamu ingin mengadakan acara gathering. Apa tujuannya ?

Agar event gathering kantor kamu berjalan sukses, kamu bisa memulainya dari kata “Kenapa”. Kata kenapa memang terlihat sederhana, tetapi percayalah kata tersebut sangatlah penting. Terkadang kami sedikit menyentil kepada calon klien : “ Ngapain gathering kalo cuma masuk angin.. ? “ Hihihi…

Dibalik kata kenapa, sejatinya juga tersirat adanya dasar tujuan dan hasil yang diharapkan. Ketika kantor kamu mengeluarkan uang, tentunya perusahaan mengharapkan imbal balik dari investasi yang telah dikeluarkan.

Begitu juga dengan rekan kantor kamu. Ketika mereka harus merelakan waktu libur kerjanya untuk mengikuti acara gathering perusahaan, mereka butuh dasar dan tujuan yang jelas kenapa mereka harus ikut.

Semakin kuat kamu mendeskripsikan dasar tujuan maupun harapan sebagai jawaban dari kata kenapa, maka semakin mudah kamu dalam merencanakan nantinya. Karena tentu saja, jawaban – jawaban tersebut akan menjadi panduan.

Lalu bagaimana kamu bisa menggalinya ?

Jika kamu dalam HR departement, bisa saja kamu menganalisa sendiri kenapa perusahaan membutuhkan acara gathering tersebut. Atau bisa juga kamu bisa  meminta pendapat dari rekan se-kantor tentang kenapa perusahaan kamu membutuhkannya.

Berikut adalah beberapa contoh pertanyaan yang dapat kamu ajukan :

1.     Momen apa yang telah, sedang maupun akan terjadi ?

2.     Kondisi apa yang sekarang sedang dihadapi ?

3.     Objektif apa yang ingin diraih dari kegiatan tersebut ?

2. Who, identifikasi dengan tepat siapa sasaran dari gathering. Siapa yang akan hadir ?

Siapa yang akan menghadiri penting untuk diidentifikasi. Berikut adalah kebutuhan identifikasi minimum yang harus didapatkan :

1. Gambaran profil peserta

Profil peserta dapat mencakup uraian umum tentang siapa mereka, karakter dan perilaku yang kamu lihat dari mereka, bentuk interaksi keseharian, dan lain sebagainya.

Semakin lengkap dan jelas kamu dalam menggambarkan profil para calon peserta gathering dari kantor kamu, maka akan semakin mudah bagi kamu dalam merancang jenis acara, pemilihan tema maupun bentuk aktivitas kegiatan yang akan dilakukan.

2. Jumlah peserta dan jenis kelamin

Jumlah peserta tentu saja terkait dengan fasilitas, kapasitas ruang, akomodasi, meals, dan lain sebagainya. Jenis kelamin dapat juga terkait dengan kebutuhan akan fasilitas akomodasi seperti pengaturan kamar jika menginap, maupun jenis aktivitas yang akan dibuat.

Disamping itu, dengan jumlah peserta yang jelas, maka kamu dapat mencari lokasi yang tepat sesuai preferensi maupun kebutuhan kamu.

3. Lingkup peserta

Apakah hanya gabungan beberapa divisi, satu departemen, ataupun bisa saja seluruh elemen perusahaan. Lingkup peserta dapat menjadi acuan kamu untuk merancang tema, acara maupun bentuk aktivitas kegiatan nantinya.

4. Level / jabatan

Level jabatan akan berpengaruh besar terhadap fasilitas maupun bentuk kegiatan. Tidak dapat dipungkiri, bahwa level jabatan seringkali memerlukan privileges tersendiri terkait fasilitas yang secara khusus disediakan. Terkait rundown acara, level jabatan akan terkait dengan otoritas ceremonial dan edifikasi.

5. Range usia

Range usia juga perlu kamu perhatikan, dikarenakan umur tentu saja akan terkait dengan batasan bentuk aktivitas yang dapat dilakukan, tema yang sesuai, kerapatan rundown, alur pergerakan terkait lokasi, faktor keselamatan, fasilitas emergency, dan lain sebagainya.

3. What, Apa yang ingin kamu lakukan dalam acara gathering kantor tersebut ?

Jika mengulas secara harfiah, kata gathering dapat bermaknakan pertemuan. Ketika diajak untuk berkumpul atau saling bertemu, secara alamiah tentu saja orang yang diajak akan kembali bertanya : “ ada apaan sih ? ” atau “ mau ngapain ? “.

Tanpa matangnya persiapan, pertanyaan diatas dapat menjadi kebuntuan. Bahkan bagi kamu yang sudah sering mengadakan, bisa jadi akan sering terbentur pada suntikan ide segar guna menghindari pengulangan. Karena tentu tidak mungkin kamu menyiapkan bentuk acara yang sama dengan yang pernah dilakukan.

Meski tidak akan spesifik dijelaskan disini tentang apa saja yang dapat kamu lakukan, namun kamu bisa memulainya dari beberapa langkah dan tips berikut, sebagai langkah awal dalam menggali ide apa saja yang bisa kamu lakukan dalam event kamu nantinya.

1. Kenali kembali dengan baik jenis kategori event kamu

Sebelum membahas secara spesifik tentang apa saja yang dapat kamu lakukan, terlebih dahulu kita coba mengenal kembali beberapa jenis event perusahaan yang jamak dilakukan :

·        Corporate Anniversary

·        Kick Off Meeting

·        Executive Retreats

·        Incentive Program

·        Appreciation Events

·        Board and Shareholder Meetings

·        Product Launching

·        Company Milestones

·        Trade Shows

·        Seminars and Conferences

·        Company Retreat / Gathering

Terkait dengan pengelompokan jenis event diatas, dimana masing-masing jenis event terlihat memiliki perbedaan mendasar yang cukup tegas terkait dengan lingkup peserta, momen waktu, maupun kegunaan fungsinya. Tidak dapat dipungkiri bahwa dalam praktek keseharian, acap kali beberapa jenis event digabungkan pelaksanaanya sehingga tujuan menjadi bias.

Hal ini dapat kita lihat dalam istilah penyebutan event gathering misalnya. Dalam praktiknya, hampir semua jenis acara yang berbentuk mengundang dan mengumpulkan karyawan dalam satu acara, sering digeneralisasikan dengan sebutan Gathering. Padahal bisa saja acara tersebut bertujuan sebagai bentuk perayaan ulang tahun perusahaan ataupun Appreciation Events.

Lalu apakah hal tersebut salah ?, secara makna kata tentu saja tidak.  Namun kurang tepat dari segi keselarasan antara jenis kategori, fungsi dan tujuan. Dan ketika fungsi serta tujuan menjadi bias karena tidak selaras, maka akan sulit untuk menentukan secara spesifik bagaimana mewujudkannya. Karena beda jenis, beda juga tujuan dan cara pendekatan.

2. Tentukan Tema Event yang menggambarkan secara lugas tujuan event kamu.

Tema event terkait erat dengan tujuan. Tema tidak hanya sekedar slogan manis yang terpampang dalam spanduk dan selebaran, ataupun bentuk dekorasi megah cetar membahana ala kekinian. Dalam tema terdapat pesan, nafas, ataupun semangat dari tujuan yang ingin disampaikan.

Disamping itu, sebuah tema event adalah cerminan pondasi atau dasar pemikiran utama yang melandasi rancangan acara nantinya. Karena tentu saja, rangkaian acara yang kamu buat harus mencoba mengejawantahkan tema.

Lalu darimana kamu dapat mengambil ide tema ?, cara yang paling mudah ialah dengan melihat gambaran profil peserta dan tujuan dari gathering diselenggarakan.

3. Rancang Rangkaian Acara yang berkesan

Ketika tema adalah pesan, maka acara kamu adalah wahana atau medium untuk mewujudkanya. Dan agar acara gathering kantor kamu  tidak hanya sekadar berjalan, tetapi juga penuh kesan, berikut beberapa tips yang dapat kamu jadikan acuan :

a. Buat acara tidak hanya sekedar berjalan, tetapi jadikan juga sebagai sebuah pengalaman.

Secara sederhana, jadikan semua peserta tidak hanya melihat atau mendengarkan pesan dari event yang kamu buat, tetapi juga merasakan dan mengalami sendiri wujud nyata pesan dari event tersebut.

Agar menjadi sebuah pengalaman yang berkesan, maka sentuhlah semua aspek indera dari peserta. Selaraskan antara tubuh, hati, pikirannya. Selaraskan antara tema, acara dan aktivitasnya. Bangun juga suasana yang sesuai dengan mempadu-padankan antara dekorasi visual, pendengaran, bahkan aroma yang disajikan.

b. Buat acara menjadi lebih “hidup”

Ada sebuah kutipan menarik dari seorang maha guru yoga terkenal yaitu B.K.S. Iyengar yang dapat dikaitkan dengan hal ini :  “ Yoga is like music : The rhythm of the body, the melody of the mind and the harmony of the soul create the symphony of life. “

Begitu juga dengan event yang nantinya kamu selenggarakan. Jadikanlah laksana alunan musik. Buat ritme “kehidupannya”, tentukan temponya, dan narasikan melodinya didalam rundown kamu. Terkadang ada jeda, namun tak lupa untuk selalu memberikan kejutan.

c. Alokasikan durasi waktu dengan cermat

Waktu yang panjang untuk rencana dan persiapan, semua akan berujung pada D-day atau hari eksekusi. Setengah hari, sehari penuh, dua hari ataupun lebih, tergantung berapa lama ketersediaan waktu yang dialokasikan.

Namun  yang lebih penting untuk dicermati ialah, apakah dengan waktu yang kamu alokasikan dari setiap acara dapat memastikan bahwa target event dapat tercapai ?. Apakah prosesnya dapat berjalan dengan baik dari ketersediaan alokasi waktu yang ada ?. Apakah waktunya cukup ?. Because so little time to much to do.

d. Sediakan waktu “santai”

Sesuai dengan point b, diluar acara utama, sangat penting untuk menyediakan waktu “santai” dimana para peserta bisa asyik berdiskusi ringan diluar konteks kegiatan. Terlebih lagi, jika acara  tersebut melibatkan berbagai divisi ataupun jenjang jabatan. Waktu santai akan menjadi momen berharga bagi para peserta untuk saling mengenal secara informal diluar aktivitas kantor keseharian.

Jika rundown memang terpaksa terlalu ketat, kamu bisa menyiasatinya dengan mengisi waktu break saat acara inti, dengan menggunakan acara sisipan yang terus melibatkan dan “memaksa” para peserta untuk terus berinteraksi, seperti Live band misalnya. Karena mungkin kamu tidak pernah tahu, bahwa dengan pendekatan yang tepat, bos kamu ternyata memiliki suara emas dan fasih mendendangkan lagu yang dapat menghidupkan suasana.

 4. Hadirkan aktivitas yang efektif dan menarik

Aktivitas ialah apa saja yang akan kamu lakukan dalam acara. Disaat tema merupakan pesan dan acara adalah medium, maka aktivitas ialah rangkaian tindakan maupun cara dalam menyampaikan pesan.

Sehingga ketika merancang aktivitas yang diharapkan dapat menunjang keberhasilan acara, terdapat dua pertanyaan mendasar yang harus kita jawab sebelumnya :

1.     Apakah aktivitas yang dibuat tersebut telah selaras dengan tujuan, tema dan acara ?

2.     Bagaimana memastikan agar aktivitas itu dapat berjalan efektif ?

Untuk point a diatas, tentunya kembali pada ide dan kreativitas dalam perencanaan dan analisa yang kamu buat, namun untuk point b mungkin kamu bisa menggunakan sebuah pendekatan yang sering kami lakukan.

Dalam framework Team sendiri, kami memiliki bagian kerangka yang disebut “Creating Participative Involvement“.  Yaitu bagaimana para peserta dapat dilibatkan secara penuh dalam seluruh aktivitas acara yang kami rancang, agar pesan dapat secara efektif tersampaikan. Karena bagi kami, keterlibatan semua peserta ialah keharusan.

Seperti Benjamin Franklin pernah berucap : “ Tell me and  I Forget, Teach me and I Learn, Involve me and I remember “

Dengan keterlibatan secara penuh baik fisik, emosional maupun intelektual, maka pesan tidak hanya terbaca dalam tema ataupun terus berulang disuarakan selama acara, tetapi juga akan lebih mewujud nyata dan menjadi kesan yang bermakna dalam diri peserta. 

4. When, kapan gathering kantor akan diadakan ?

Memang  tidak ada patokan waktu khusus yang wajib dikuti. Kamu bisa melakukannya kapan saja sesuai alokasi waktu yang disediakan oleh perusahaan. Berikut beberapa tips yang dapat kamu terapkan :

1. Selaraskan waktunya.

Yang dapat menjadi “rule of thumb” dalam menentukan waktu guna meningkatkan dampak kesuksesan dari terselenggaranya event tersebut ialah, adanya keselarasan antara waktu, momen, fungsi dan tujuan yang diharapkan.

Misal, gathering di akhir tahun sebagai bentuk apresiasi perusahaan kepada karyawan. Kick-Off meeting diawal tahun dalam upaya membangun harapan baru atas tahun yang akan berjalan. Company Millestone dilakukan ketika perusahaan telah mencapai sebuah target tahapan, dari satu rangkaian rencana jangka panjang perusahaan, dan lain sebagainya.

2. Pastikan tanggal waktu pelaksanaan dari jauh hari sebelumnya

Dengan kepastian waktu yang telah kamu umumkan jauh hari sebelumnya, dampak kesuksesan event kamu dapat berpeluang lebih besar dibandingkan jika dadakan. Karena ketika kamu sudah mempersiapkan acara dan memiliki banyak kejutan, sekarang tugas kamu ialah membuat mereka tak sabar menanti untuk berdatangan.

Dalam penyelengaraan event, ada sebuah istilah yang dikenal dengan FOMO. Fear Of Missing Out. Sebuah perasaan sedih, khawatir, takut, ataupun tidak enak jika ketinggalan akan sesuatu hal ataupun momen.

Hal ini bisa kamu bisa kamu siasati dengan mulai dengan membuat e-flyer yang menarik dan bikin orang penasaran. Bisa juga, kamu membuat Video teaser sederhana yang akan menjelaskan tentang bagian yang menarik dari event gathering kantor kamu nantinya.

Atau jika ingin lebih heboh dan terus menarik perhatian, bikin saja gosip, rumor gonjang – ganjing bahkan teori konspirasi  tentang event tersebut. Broadcast kampanye materi event kamu tersebut lewat dashboard intranet kantor, grup WA. Buat mereka penasaran. Buat mereka takut ketinggalan.

5. Where, dimana akan diadakan ?

Dimana diadakan akan sangat terkait dengan kegiatan apa yang akan dilakukan, siapa yang akan hadir dan kapan gathering kantor diadakan. Dengan memahami secara utuh variabel tersebut, maka kamu dapat mendefinisikan dengan pasti kebutuhan akan lokasi maupun fasilitas yang perlukan.

1. Dapatkan sebanyak mungkin informasi tentang tempat tersebut

Kamu dapat bertanya kanan kiri kepada rekan kamu tentang pengalaman mereka. Bisa juga kamu googling untuk mencari ulasan atau referensinya. Atau yang mungkin lebih valid, kamu dapat meminta saran dari vendor tentang pilihan lokasi. Karena biasanya setiap vendor memiliki “catatan” tersendiri tentang apa yang tidak tertulis dalam pamflet ataupun brosur penjualan dari lokasi.

2. Cek dan ricek

Setelah memiliki informasi dan beberapa preferensi tempat, pastikan juga kamu dan tim kamu untuk mengecek secara langsung lokasi tersebut. Lihat dengan teliti setiap sudut. Jika lokasi tersebut tidak memiliki denah lokasi yang detail, maka kamu harus membuat ilustrasi lay-out serta info terkaitnya. Sehingga pada akhir kesimpulan yang didapat dari survey ini ialah, apakah lokasi tersebut dapat memenuhi kebutuhan kamu ?

3. Booking lokasi dari jauh hari sebelumnya

Meskipun booking jauh hari tetap saja kecil kemungkinan untuk mendapatkan diskon terutama dilokasi – lokasi favorit, booking jauh hari memiliki keuntungan utama yaitu memastikan kamu mendapatkan tempat tersebut.

Seperti yang akan bersama kita ketahui bahwa tema, isi acara, kegiatan, akomodasi, dan lainnya akan sangat terkait dengan lokasi, maka perubahan lokasi sedikit banyak akan merubah perencanaan yang kamu buat. Karena tentunya, setiap lokasi tidaklah sama. Baik dari segi karakteristik, kualitas pelayanan, daya tampung, fasilitas bawaan yang tersedia, kebijakan, dan lain sebagainya.

Perubahan lokasi dapat menguras kembali resource lebih dari 30 % waktu perencanaan kamu baik dari segi waktu, tenaga maupun pemikiran.

6. How, bagaimana dilaksanakan ?

Wacana telah begulir, ide telah bersambut, kini tinggal tugas kamu bagaimana mewujudkannya. Terlepas apakah kamu ingin mencoba melaksanakan sendiri ataupun melepas kepada vendor, berikut adalah beberapa tahapannya :

1. Bentuk tim kerja yang solid

Tim kerja yang solid dan kuat, penting untuk dimiliki. Kelincahan berkoordinasi, kemampuan komunikasi dan negosiasi, kepiawaian dalam mengeksplorasi ide dan kreatifitas, serta komitmen dan persistensi yang tinggi dalam bekerja, adalah beberapa jenis soft skill yang wajib dalam tim impian tersebut. Lalu jenis tim apa saja yang wajib ada ? :

a. Tim Kerja Inti

Sebelum memulai kepada lingkup yang lebih luas, terlebih dahulu kamu harus memiliki tim inti. Fungsi tim inti dalam penyelenggaraan event perusahaan, berfokus kepada perencanaan dan pengambilan keputusan. Jika berniat untuk mendelegasikan tugas kepada vendor nantinya, maka tim inti kamu bisa sejak dini melibatkan vendor terutama dalam kaitannya dengan rencana pelaksanaan.

b. Tim Pendukung

Tim pendukung tidak terkait langsung dengan perencanaan maupun pengambilan keputusan. Dalam fungsinya, tim ini lebih berfungsi sebagai jembatan antara project dengan operasional / bisnis proses perusahaan. Disamping itu, Tim pendukung juga dapat berfungsi sebagai jalur komunikasi dan koordinasi di dalam perusahaan.

c. Tim Pelaksana

Tim pelaksana tentu saja adalah tim yang akan menjalankannya pada hari pelaksanaan. Jika kamu menggunakan vendor, biasanya tugas dari tim ini akan dilaksanakan oleh vendor. Sehingga peran yang bisa tim kamu ambil ialah supervisi atas pelaksanaan guna memastikan setiap rencana dan item dalam perjanjian kerja dilakukan.

2. Buat Project Specification

Spesifikasi proyek ialah deskripsi lengkap dan menyeluruh dari proyek. Dapat mencakup latar belakang, ruang lingkup, tujuan, fungsi, strategi, taktik, hingga semua detail tindakan yang dibutuhkan agar rencana dapat terlaksana dengan baik.

Jika memakai jasa vendor, beberapa cakupan tersebut akan terkandung dalam proposal penawaran. Sehingga yang perlu kamu siapkan dalam Project Specification hanyalah fungsi, tujuan dan preferensi pilihan. Sisanya bisa kamu serahkan kepada vendor untuk pengelolaan dan pelaksanaan.

3. Buat Project Management Plan

Untuk mewujudkan ide yang telah kamu rencanakan dan telah dituangkan dalam Project Specification, selanjutnya kamu memerlukan rencana managemen proyek.

Karakteristik dari pekerjaan yang bersifat sementara ( proyek ) seperti mengadakan gathering kantor ini, tentu tidaklah sama dengan bentuk bisnis proses yang sering kamu kerjakan, dimana pada umumnya bisnis proses bersifat repetitif. Sehingga pada prakteknya, tipe manajemen dari kedua hal tersebut seringkali berbeda, dengan kemampuan teknis, pemecahan masalah dan cara pengambilan keputusan strategis yang tentunya berbeda pula.

Tantangan utama dari sebuah project adalah mencapai tujuan maupun sasaran, dengan adanya kesadaran dan pemahaman atas adanya batasan-batasan, seperti ruang lingkup pekerjaan, anggaran, dan terutama waktu pekerjaan.

Disamping itu, tantangan kamu selanjutnya ialah bagaimana cara optimalisasi dan pengalokasian sumber daya yang ada agar lebih efektif dan efisien.

Terkait management project, tidak akan banyak kami kupas disini. Namun berikut beberapa langkah dan tips penting yang dapat kamu jadikan acuan :

• Identifikasi sumber daya dan kebutuhan
• Gali dengan detail setiap aspek
• Buat jadwal yang jelas
• Tentukan tahapan kritis dari proyek
• Kelola resiko
• Terus buka jalur komunikasi dan koordinasi
• Buat keputusan dan selalu bersiap untuk perubahan

Kesimpulan

Seperti telah bersama kita lihat diatas, kesuksesan Gathering kantor atau apapun jenis event yang ingin diselenggarakan oleh perusahaan kamu nantinya, adalah hasil dari rangkaian proses dan tindakan yang dilakukan.

Bagaimana direncanakan mulai dari konsep, ide, strategi, spesifikasi teknis hingga managemen pelaksanaan, adalah satu kesatuan yang tidak terpisahkan hingga akhirnya berhasil dan sukses menggapai tujuan.

Bagi Team sendiri sebagai sebuah Experintial learning Provider, dimana event merupakan salah satu metode kami dalam membangun perusahaan dengan paradigma pengembangan tim, memiliki sebuah tujuan atas apapun tindakan menjadi hal yang krusial.

Karena menurut pendekatan kami, apapun jenis event-nya, tidaklah hanya sekedar datang, tepuk tangan, makan, lalu pulang. Tetapi jauh didalamnya, jika dilakukan dengan pendekatan yang tepat, event seperti gathering kantor ini merupakan sebuah metode yang efektif sebagai bagian dalam usaha memajukan bisnis perusahaan.

 

outbound-sulawesi.com Tour Adalah Penyedia Jasa / Provider / Penyelenggara Acara / Vendor Event Organizer kegiatan Outbound Outing Gathering di Bandung yang bergerak dibidang pelatihan sumber daya manusia / Outbound Training ( Team Building / Character Building ) dan Familiy / Company / Employee Gathering / Outing Kantor, Outbound Kids,  di alam terbuka dengan menggunakan alam sebagai medianya dengan kegiatan yang sifatnya menantang dan petualangan ( Adventure ) Seperti Pada Game / Permainan outbound : Highrope ( Spider Web, Two Line Bridge, Hanging Bridge, Flaying Fox ), Ice Breaking, Butler Service, Outboundtainment, Outbound Semi Militer, Camping, Hiking, Outbound Training Program, Fun Game, Fun Tea Walk, Meeting / MICE,  Arung Jeram / Rafting Bandung, Amazing Race, Paintball Bandung, Airsoft Gun, Fun Off Road, ATV, Archery Bandung. Kegiatan Outing di Grafika, Cikole, Lembang, Bandung, Ciwidey, Pangalengan, Ciater Spa Subang,Jogya, Malang,  Malino, Makassar, Pantai Bira, Toraja, Bali, Lombok dll