Event organizer adalah penyedia jasa profesional terkait penyelenggaraan acara, baik yang bersifat formal maupun nonformal. Karena itulah, peran peran event organizer (EO) atau event planner sangatlah penting dalam sebuah acara. EO memiliki tugas utama untuk mengonsep acara. Konsep tersebut berkaitan dengan persiapan, teknis pelaksanaan, hingga budgeting.
Sebagian besar masyarakat mungkin mengenal EO dalam acara pernikahan. Padahal, sejatinya event planner tidak hanya sekedar mengurusi acara pernikahan. Misalnya saja, EO menangani juga pertunjukan seperti pertunjukan tari. Peran event organizer dalam sebuah pertunjukan tari adalah mengatur supaya pertunjukkan tari dapat berlangsung dengan lancar tanpa kendala.
Selain pernikahan dan pertunjukkan, ada juga event planner yang menangani acara perusahaan. Pengadaan event organizer pada acara perusahaan biasanya lebih terorganisasi. Hal ini karena dalam sebuah perusahaan terdapat alur pengadaan. Selain itu, ada aturan serta tata administrasi yang harus terpenuhi sebelum mengadakan suatu acara atau kepentingan tertentu.
Lantas, Apa Pentingnya Event Organizer dalam Acara Perusahaan?
Sebuah perusahan pastinya sering mengadakan acara tertentu, seperti perayaan hari jadi, family gathering, dan lain-lain. Beberapa perusahaan memilih karyawan mereka untuk mengurusi acara tersebut. Hal itu tentu akan mengganggu kinerja karyawan. Untuk menghindari hal tersebut sebenarnya perusahaan bisa memanfaatkan jasa event planner.
Tidak sekadar membantu menjadikan acara terlaksana dengan baik, event planner juga memiliki peranan penting. event planner yang memang bekerja secara profesional pastinya akan memberikan performa terbaiknya dalam menghandel suatu acara. Agar tahu lebih jauh, ada baiknya kita perhatikan alasan pentingnya EO dalam acara perusahaan berikut.
Menghemat tenaga dan pikiran
Adanya EO tentu akan menjadikan perusahaan menghemat tenaga dan pikiran. Perusahan tidak perlu menunjuk karyawan tertentu untuk mengelola acara perusahaan. Perusahaan hanya perlu menjelaskan konsep acara dan EO akan mewujudkannya. EO pun pastinya akan memberikan saran terkait acara sehingga mengurangi beban pikiran perusahaan.
Menghadirkan konsep lebih kreatif
EO tidak serta-merta menerima konsep acara dari perusahaan. Jasa event planner yang profesional pastinya akan memberikan sentuhan kreativitas mereka dalam mengonsep acara. Hal ini karena event planner sudah berpengalaman dan pernah mengelola acara yang serupa. Dengan konsep yang lebih kreatif, tentu acara akan berjalan lebih baik dan meriah.
Mengendalikan anggaran acara
Anggaran menjadi hal penting dalam penyelenggaraan acara perusahaan. Jika karyawan yang mengelola biasanya akan terjadi kekacauan karena mereka juga mempunyai kesibukan tersendiri. Untuk itu, peran EO sangatlah penting. EO dapat membantu mengendalikan acara sehingga pengeluaran tidak terlalu membengkak dan membebani perusahaan.
Membantu menyosialiasikan acara
Sering kali acara perusahaan tidak sekadar melihat karyawan dan jajaran direksinya. Ada kalanya acara tersebut melibatkan masyarakat umum. Misalnya saja, acara berupa seminar. Dengan adanya EO, sosialisasi acara akan terbantu. Pasalnya, target peserta yang terpenuhi juga menjadi kriteria keberhasilan EO dalam mengelola sebuah acara.
Melaksanakan tugas dengan profesional
EO pastinya akan melaksanakan tugas mempersiapkan acara dengan profesional. Hal ini berbeda jika pengelolaan acara berada di tangan karyawan. Karyawan akan melakukannya semampu mereka. Bukan tanpa alasan, di luar pengelolaan acara, karyawan juga masih mempunyai tugas pekerjaan yang masih harus mereka selesaikan.
Begitulah pentingnya event organizer dalam sebuah acara perusahaan. Adanya event planner akan sangat membantu perusahaan dalam merencanakan dan melaksanakan acara. Event planner juga akan berusaha menjadikan acara perusahaan menjadi berkesan. Karena itulah, tidak ada salahnya jika acara perusahaan diserahkan kepada event planner sebagai ahlinya.
